Sajnos utolért bennünket a covid második hulláma, és ismét azzal szembesülünk vezetőként, tulajdonosként, hogy a bevételeink csökkennek, vagy már le is csökkentek, a költségeink viszont nem. Cikkünkben megvizsgálunk 10 lehetőséget, amit érdemes megfontolnunk a költségek csökkentése érdekében HR szempontból, de kitérünk potenciális veszélyekre is. Hiszen a költségcsökkentés csupán egy eszköz, és többnyire csak rövidtávon működik!
Egy olyan válsághelyzetben, mint a mostani, a legtöbb cég és tulajdonos a leggyorsabb, legegyszerűbben implementálható „túlélési” eszközhöz nyúl, mégpedig a költségek megvágásához. Felelős vezetőként a költségek optimalizálása és a szervezet hatékonyságának növelése nem csupán kampányszerű feladatunk, hanem alapvető elvárás is velünk szemben. Igaz ugyanakkor, hogy a „fűnyíró” elvet alkalmazó vezetők ilyenkor előszeretettel „öntik” ki a gyermeket is a fürdővízzel együtt. Vagyis a túlzott igyekezetben és rövid távú perspektívában a cég hosszú távú (HR) érdekei is sérülhetnek! Hogy csináljuk hát relatíve jól, átgondoltan? Ehhez nyújtunk cikkünkben segítséget.
10 lehetőség, ahogy okosan költséget csökkenthetünk HR szempontból!
1. Sokszor nem is gondolunk bele, pedig egy-egy kolléga felmondásával, kilépésével mindjárt az egyik legkézenfekvőbb költségmegtakarítási eszköz kerül a kezünkbe! Vizsgáljuk hát meg, hogy a lecsökkent forgalom és a visszaesett megrendelés állomány mellett szükséges-e a munkatárs pótlása, vagy a meglévő kollégák között is szét tudjuk osztani a kiesett feladatokat. Amikor a piac „újraéled”, akkor már egy hatékonyabb szervezetbe tudunk egy új munkatársat felvenni – szükség esetén.
2. Amennyiben mégis nélkülözhetetlen a pótlás, biztosan szükséges-e teljes munkaidőben gondolkodni? Egyre többen keresnek ugyanis részmunkaidős állást, ami a munkáltató számára is egy rugalmasabb és költséghatékonyabb megoldást jelenthet. Sőt, létezik már részmunkaidősökre koncentráló állásportál is Magyarországon.
3. Vonjuk be a munkavállalókat a megoldásba! Vezetőként gyakran esünk abba a hibába, hogy azt gondoljuk, nekünk kell mindenre választ adni, és nekünk kell a legokosabbnak lenni. Ha fel merjük vállalni, hogy a nehéz helyzetben szükség van egy jó, és a többség által támogatott megoldásra, sokkal több minden lehet opció, mint amire előzetesen gondoltunk! A munkavállalók a megbecsülés jeleként fogják értelmezni, hogy be vannak vonva a gondolkodásba. Amennyiben mégsem partnerek, a nap végén még mindig mi dönthetünk! Adjunk számukra opciót, hogy pl. munkaidő csökkentést és/vagy bércsökkentést választanának inkább – amennyiben ez feltétlenül szükséges. Esetleg látnak-e más megoldást is a személyi jellegű ráfordítások, vagy a céges költségek csökkentésére!
4. Szerencsésebb olyan megoldást alkalmazni, ami átmeneti és nem egyeseket „büntet” kizárólag, hanem amiben a közösség minden tagja kiveszi a részét a „terhekből”. Pl. egységesen mindenki munkaideje (és ezáltal a bére) pl. 25%-al csökken; vagy mindenki heti három napot dolgozik egy adott dátumig, stb. Az ilyen „fűnyíró” megközelítéseket viszont jól át kell gondolni, mert számos módon pórul is járhatunk általuk (ld. később). Mégis lesznek munkaközösségek, ahol ez lesz a legjobb megoldás.
5. Amennyiben szóba jöhet a cégnél, egyezzünk meg a munkavállalókkal fizetés nélküli a szabadságban! Az átmeneti „leállás” a személyes szinten még mindig előnyösebb megoldás, mint elveszteni az állást. Arra azért figyeljünk, hogy ez ne hosszabb időre szóljon, és lehetőség szerint rotáljuk a munkatársakat annak érdekében, hogy mindig legyen, aki dolgozik, és így pénzt keres! A hosszú bér nélküli időszakban ugyanakkor el is veszthetünk fontos kollégákat!
6. Vizsgáljuk meg, hogy van-e olyan előfizetésünk, (HR) juttatásunk vagy egyéb költségünk, ami nagyon keveseket érint és minimális a hatása, vagy már nem is indokolt a cég működése szempontjából. Mondjuk le, szüntessük meg őket!
7. Számos nyugati példa mutatja, hogy mekkora hatása van a morálra és a motivációra, ha a vezetők jobban kiveszik a részüket teherviselésből azzal, hogy pl. lemondanak a bónuszukról, a fizetésük egy komolyabb részéről – átmenetileg. Ezt a lépést a munkavállalók értékelik, a pénzügyi hatása pedig jóval nagyobb, mintha azoktól vennénk el azonos arányban, akiknek amúgy is kevés van vagy jutott.
8. Kössük még jobban össze a cég nyereségességét, profitabilitását a munkavállalók motiválásával, ösztönzésével! Szüntessük meg az olyan (HR) programokat és ösztönzési terveket, amelyek alapján olyankor is fizetünk bónuszt, vagy jutalékot, amikor a cég veszteséges vagy krízisben van. Természetesen a jó munkát ilyenkor is el kell ismerni, de sokszor előfordul, hogy a hatékonytalan elszámolás vagy nyomonkövetés miatt feleslegesen költünk. Dolgozzunk ki olyan ösztönzőket, hogy a lehető legkisebb arányra le tudjuk csökkenteni a veszteséget, a selejtet, az ismeretlen hiányt és a pazarlást! Ha valakinek javaslata van költség megtakarításra és hatékonyság növelésre, ismerjük el és díjazzuk! Ilyenkor fontos kérdés, hogy
„Miként tudjuk elérni, hogy a munkatársaink 5 Ft-ért is lehajolnak?”
Törekedjünk rá, hogy megszüntessük azokat a kifizetéseket, amik nincsenek teljesítményhez és eredményhez kötve! Természetesen ez alól kivételt képeznek az általános ösztönző juttatások, mint pl. a Cafeteria.
9. Automatizáljunk, szüntessünk meg felesleges folyamatokat és szervezzünk ki! Egy válságos időszak nemcsak krízist hoz, hanem lehetőséget is. Egy-egy kisebb befektetéssel MOST, komoly összegeket tudunk megtakarítani a JÖVŐBEN. Vizsgáljuk meg a folyamatainkat, és azonosítsuk be azokat, amiket egy-egy szoftverrel, vagy kiszervezéssel olcsóbban, gyorsabban és hatékonyabban tudunk a jövőben ellátni, megszerezni! Amire már nincsen szükségünk, szüntessük meg, szervezzük át!
10. Ha minden kötél szakad, és el kell bocsátanunk munkatársakat, akkor elsősorban a nehezen kezelhetőktől, a bomlasztóktól, vagy a dolgozni nem igazán szerető, akaró munkatársaktól váljunk meg. Ha már belevágunk, vágjunk bele úgy, hogy „holnap” jobb legyen a hangulat, a morál és a csapatmunka is a cégnél. Aki az együttműködésben nem partner, attól egy jól előkészített, tisztességes, de mégis határozott lépésben váljunk meg!
A költségek „okos” csökkentésére további számos lehetőség áll a rendelkezésünkre (HR szempontból is). Határt csak a nyitottságunk és az szab határt, ha nem olvasunk utána, vagy nem networkkölünk eleget! A témához ajánljuk egy 2020 márciusában íródott cikkünket! Igaz ugyanakkor, hogy sajnos nem mindig elég ilyen „soft” megoldásokat alkalmazni, de gyakran a „hard” megoldások meglépése előtt is sok mindent tehetnénk, ami rövidtávon is segítene.
Mielőtt költséget csökkentenénk, jól gondoljuk át a rövid, közép és hosszú távú hatásokat!
Költséget csökkenteni – pláne HR szempontból – csak okosan, átgondoltan szabad!
Mint mindenre az életben, a költségcsökkentésre is igaz, hogy ha valamire igent mondunk, akkor valamire nemet is egyben!
Minden költségcsökkentésnek vannak rövid, közepes és hosszú távú hatásai. A hibát ott követjük el, amennyiben csupán a rövid távú hatásokra koncentrálunk. Ez alól még a multik sem kivételek! Természetesen van az a gazdasági helyzet, amikor a cég túlélése forog kockán. Ilyenkor számos – a fentiekben felsorolt – szempontot nem tudunk figyelembe venni, vagy sajnos nem elegendők. Amennyiben nem tartunk „ott” még, ne felejtsük el a következőket:
1. A fűnyíró elv az egyik legkönnyebben és legegyszerűbben alkalmazható költségcsökkentési megoldás. Viszont ugyan úgy „bünteti” a motivált, lelkes, produktív munkavállalókat, mint a demotivált, kivárásra játszó és akár már fél lábbal ki is lépetteket!
2. Egy nem jól átgondolt leépítési lépés hónapokra, vagy akár évekre is csorbát ejthet a cég munkáltatói hírnevén, vagy munkáltatói márkáján. „Mit tett a válság idején a cég a munkatársai megtartása érdekében?” Az ilyen és az ehhez hasonló munkavállalói interjú kérdéseken gyorsan el is hasalhatunk a jövőben.
3. Ha azt feltételezzük, hogy van olyan megoldás, ami egységesen működik és mindenki elfogadja, akkor tévedünk. Nem vagyunk annak a munkavállalónak a helyzetében, akinek a hitelei vagy egyéb kötelezettségei miatt szinte az egész fizetése előre be van osztva. Ha azt gondoljuk, hogy pl. 2 havi fizetés nélküli szabadsággal a cég is és a munkavállalók is jól járnak, akkor próbáljunk egy hasonló szituációba lévő kolléga helyzetébe belehelyezkedni… Ilyenkor az egyéni megoldások többet hozhatnak a „konyhára”.
4. „Nem veszünk fel senkit, majd megoldják a jelenlegi kollégák!” Krízis helyzetben ezek a megoldások – ahogy fentebb is említettük – működhetnek, ugyanakkor amennyiben ez komoly túlórázást és nyomást jelent munkavállalói oldalon, ne legyünk meglepődve, ha az első adandó alkalommal otthagynak bennünket – még ugyanannyi bérért is!
5. Kommunikálni sohasem lehet eleget! Vezetőként gyakran esünk abba a hibába, hogy valami számunkra evidens, jót is akarunk, és úgy gondoljuk ez elég. Ez tévedés! A legjobb szándékunk ellenére is lesznek ellenérdekek és minden változtatási törekvésünk kudarcra van ítélve, ha a feltételezéseinkre hagyatkozunk. A témához (változás) szintén ajánlunk korábbi cikkeinket itt, itt és itt. Amennyiben részévé tudjuk tenni a munkavállalókat a történéseknek, láthatják, érthetik, hogy mit és miért teszünk, félig már nyert ügyünk is van!
6. A kivételezés, a szubjektív megközelítés (eltérő „szankciók”és hátrányok alkalmazása), az ígéreteink be nem tartása, valamint a titkolózás olyan „aknák”, amikre előbb-utóbb rá fogunk lépni. Válság helyzetben a transzparencia, a még több kommunikáció és a hitelesség olyan szempontok, amik hatványozott jelentőséggel bírnak.
7. A drasztikus költségcsökkentés, leépítés olyan munkavállalók túlterheléséhez, majd idővel kiégéséhez, elvesztéséhez is vezethet, akik nélkül a válság elmúltával csak hosszabb idő múltán fogjuk tudni elérni a válság előtti termelékenységünket, működésünk. Megéri az ilyen munkatársakat, folyamatokat kockáztatni?
Amint látható, költséget lehet és kell is a mostanihoz hasonló helyzetben csökkenteni. De mindezt tehetjük átgondoltan, vagy hirtelen felindulásból és a közép-hosszú távú hatások figyelmen kívül hagyása mellett! Ne feledjük, minden, amit teszünk, annak hatása van/lesz! A kérdés az, jól végiggondoltuk-e ezeket, mielőtt belevágtunk egy-egy költségcsökkentési lépésbe?
